Sebuah organisasi tidak selalu berjalan rapi sejak awal. Ada pembagian tugas yang belum jelas, keputusan yang kadang diambil melalui rembuk, ada pula keputusan yang langsung dijalankan oleh ketua. Kebiasaan-kebiasaan lama juga sering menjadi pegangan, meski belum pernah dituliskan sebagai aturan. Situasi seperti itu menjadi bagian dari pengalaman Mia. Ia baru mulai menjalankan peran sebagai pengurus setelah sebelumnya lebih sering menjadi anggota organisasi.

Menjadi pengurus membuatnya memiliki kegelisahan baru. Ia mulai memikirkan cara mengatur organisasi, membagi pekerjaan, menghadapi anggota, serta memastikan kerja bersama dapat berjalan lebih baik. Bagi Mia, pengalaman tersebut membuat pembekalan mengenai organisasi yanh difasilitasi oleh Yayasan YAPHI terasa penting. Mia bersama enam pengurus Forum Orangtua Anak Disabilitas (Fortunas) Kecamatan Laweyan belajar tentang tata kelola organisasi di Ruang Anawim, Yayasan YAPHI pada Rabu (16/9).

Pertanyaan serupa juga muncul dari Murni. Selama terlibat dalam organisasi, termasuk menjadi pengurus di lingkungan lain, ia kerap mengikuti tata cara yang sudah ada. Banyak hal dilakukan berdasarkan kebiasaan. Cara menyambut tamu, menyebut nama dan jabatan, menyusun acara, membuka dan menutup kegiatan sampai pembagian tugas pengurus sering dipelajari sambil berjalan. Padahal, hal-hal tersebut merupakan bagian dari cara organisasi bekerja.

Kegelisahan para peserta menjadi pintu masuk bagi Handharu, fasilitator dari Yayasan YAPHI untuk mengajak mereka melihat kembali pengertian dasar organisasi. Pembahasan tidak dimulai dari teori yang rumit. Organisasi justru didekatkan dengan pengalaman sehari-hari.

Menurut Handharu, organisasi dapat dipahami sebagai kumpulan dua orang atau lebih yang bekerja sama secara terstruktur untuk mencapai tujuan yang telah disepakati. Ada manusia di dalamnya, tujuan yang hendak dicapai, kerja sama, pembagian peran, aturan, dan ada komunikasi dan koordinasi. Keluarga pun dapat menjadi contoh sederhana. Dua orang yang hidup bersama memiliki tujuan tertentu dan membagi peran berdasarkan kesepakatan.

Ada persoalan yang dapat diputuskan bersama. Ada pula urusan yang dipercayakan kepada orang yang memiliki kemampuan tertentu. Contoh tersebut memperlihatkan bahwa organisasi tidak selalu harus berukuran besar. Hal yang penting adalah adanya tujuan yang sama. Sebelumnya Handharu memberikan satu permainan berupa aktivitas sederhana yang bertema kerja sama dan dipraktikkan oleh semua peserta.

“Kalau tujuannya berbeda, aktivitasnya pasti akan berbeda,” kata Handharu dalam pembahasan tersebut. Kalimat itu menjadi salah satu kunci untuk melihat kegiatan organisasi. Setiap aktivitas perlu memiliki hubungan dengan tujuan yang hendak dicapai. Sebuah organisasi dapat memiliki kegiatan yang beragam. Ada kegiatan sosial, pendidikan, ekonomi, kesehatan, politik, maupun kegiatan lain. Perbedaan bentuk kegiatan tidak otomatis menunjukkan bahwa organisasi bekerja dengan cara yang keliru.

Pertanyaan yang perlu diajukan adalah apakah aktivitas tersebut masih sejalan dengan tujuan organisasi. Jika sebuah organisasi memiliki tujuan perlindungan anak, misalnya, cara mendapatkan dukungan dana juga perlu diperiksa agar tidak bertentangan dengan prinsip perlindungan anak. Begitu pula organisasi yang bergerak dalam bidang kesehatan perlu mempertimbangkan apakah kegiatan yang dilakukan masih mendukung nilai dan tujuan tersebut.

Di sinilah, sebuah organisasi membutuhkan kemampuan untuk melakukan refleksi. Persoalan lain yang banyak ditemui adalah cara mengambil keputusan. Mia mengakui bahwa selama ini keputusan organisasi masih dilakukan dengan cara yang beragam. Ada persoalan yang dibicarakan bersama dan ada yang langsung diputuskan oleh ketua. Kondisi itu menjadi bahan evaluasi untuk membangun mekanisme yang lebih jelas.

Menurut Handharu, organisasi perlu menyepakati kapan sebuah keputusan dapat diambil oleh ketua dan kapan keputusan harus dibawa ke forum bersama. Jika voting digunakan, jumlah kehadiran dan ketentuan persetujuannya juga perlu diketahui anggota. Musyawarah, voting, maupun kewenangan ketua dapat digunakan sesuai kebutuhan organisasi. Yang penting bukan memilih satu cara sebagai satu-satunya cara yang benar. Organisasi perlu memiliki kesepakatan dan menjalankannya secara konsisten.

Konsistensi menjadi persoalan penting dalam kehidupan organisasi. Sebuah organisasi dapat memutuskan informasi tertentu perlu dibuka agar masyarakat dapat melakukan pengawasan. Pada persoalan lain, informasi tertentu dapat ditutup karena menyangkut privasi. Kedua keputusan tersebut dapat memiliki alasan. Masalah muncul saat kesepakatan berubah tanpa komunikasi yang jelas. Hari ini keputusan dibuat terbuka, pada kesempatan lain ditutup tanpa penjelasan mengenai perubahan mekanisme. Kondisi seperti itu dapat menimbulkan kebingungan di antara anggota. Karena itu, kesepakatan perlu menjadi acuan bersama.

Aturan organisasi juga tidak harus selalu berbentuk dokumen yang panjang. Kebiasaan yang sudah berlangsung dapat diperiksa kembali. Jika terbukti membantu organisasi, kebiasaan tersebut dapat dicatat dan dikembangkan menjadi aturan atau prosedur. Catatan menjadi penting bagi keberlanjutan organisasi.

"Pengurus hari ini mungkin tidak akan selalu memegang tanggung jawab yang sama. Akan ada pergantian orang. Akan ada anggota baru. Pengetahuan yang hanya tersimpan dalam ingatan seseorang dapat hilang saat orang tersebut tidak lagi berada di organisasi, " demikian ujar Handharu.

Catatan mengenai jadwal pertemuan, cara mengambil keputusan, pembagian tugas, kegiatan yang pernah dilakukan, serta pengalaman menghadapi persoalan dapat membantu pengurus berikutnya. Mereka dapat melanjutkan kebiasaan yang masih relevan dan memperbaiki hal-hal yang sudah tidak sesuai. Pembagian tugas menjadi bagian lain yang mendapat perhatian. Pertanyaan sederhana seperti siapa melakukan apa ternyata memiliki peran besar dalam organisasi. Ketua, sekretaris, bendahara, anggota, serta bidang atau seksi perlu memiliki tugas yang dapat dipahami bersama. Struktur juga tidak harus seragam. Ada organisasi yang menggunakan struktur lini. Ada organisasi yang membagi pekerjaan berdasarkan fungsi. Ada pula yang membentuk kepanitiaan sementara untuk menjalankan sebuah proyek. Kemampuan seseorang dapat menjadi dasar pembagian peran.

Menurut Handharu anggota yang memiliki kemampuan jurnalistik dan media sosial, misalnya, dapat membantu organisasi menjalankan fungsi publikasi. Struktur dibuat untuk membantu organisasi bergerak, bukan membuat organisasi semakin sulit bekerja.

Pembahasan kemudian mengenalkan POAC sebagai salah satu cara memahami pengelolaan organisasi. Planning berkaitan dengan perencanaan. Organizing berkaitan dengan pembagian tugas dan sumber daya. Actuating berkaitan dengan pelaksanaan. Controlling berkaitan dengan pengawasan dan evaluasi. Siklus tersebut dapat diterapkan dalam kegiatan sederhana.

Handharu menambahkan bahwa perencanaan bahkan tidak selalu membutuhkan forum resmi. Percakapan sambil menunggu anak pulang sekolah dapat menjadi ruang menyusun rencana. Yang penting, tujuan, pembagian tugas, dan cara kerja dipahami bersama. Evaluasi juga tidak harus menjadi kegiatan yang kaku.

Organisasi dapat bertanya apa yang sudah berjalan, apa yang belum berjalan, serta apa penyebabnya. Hasil evaluasi kemudian digunakan untuk menyusun rencana berikutnya.

Di tengah pembahasan, peserta kembali diajak melihat bahwa tidak ada organisasi yang selalu sempurna. Tidak ada struktur yang otomatis paling baik. Tidak ada cara mengambil keputusan yang selalu cocok untuk semua keadaan. Setiap pilihan memiliki konsekuensi. Organisasi perlu menemukan cara kerja yang sesuai dengan tujuan, kondisi anggota, lingkungan sosial, dan kebutuhan yang dihadapi. (Ast)